Processo de comunicação nas empresas: o que não fazer

O processo de comunicação nas empresas é de vital importância para que ela atinja seus objetivos. Essa afirmação pode até parecer óbvia, mas muitas empresas desprezam esse valioso conceito e continuam a utilizar precárias formas de controle e acompanhamento de suas tarefas.

As velhas planilhas e o e-mail continuam a ser usados indiscriminadamente para tarefas que fogem às suas capacidades operacionais, gerando erros, falhas e ruídos de comunicação que podem ter resultados graves.

Com isso, a falta de um método adequado afeta os processos da empresa como um todo. Alguns dos problemas mais comuns gerados por controles e monitoramentos feitos de forma manual são os seguintes:

• Dados pouco seguros
• Informações desatualizadas
• Pouca capacidade de monitoramento
• Dificuldade para atribuir responsabilidades

Por esses e outros motivos é que recomendamos a adoção de ferramentas de BPM e aproveitamos para listar algumas das práticas que você deve evitar a todo custo em sua empresa:

Não use um fluxo manual de informações

Uma empresa que conta somente com a disciplina e organização de seus colaboradores para garantir um fluxo adequado e confiável das informações está realmente se arriscando. E se ocorrer uma falha, um documento se perder ou um integrante alegar que não recebeu determinado relatório? Todo processo pode ser comprometido trazendo graves consequências para a empresa.

A solução ideal é fazer uso de uma ferramenta de BPM para otimizar o processo de comunicação nas empresas e garantir informações seguras, confiáveis e disponíveis em tempo real.

Veja também: Como melhorar a comunicação da sua empresa

Não adote soluções isoladas

Os diversos departamentos e áreas das empresas não devem apenas registrar suas informações de forma isolada, mas compartilhá-las com os demais departamentos, gerando um fluxo de informações que facilitará não só o processo de comunicação nas empresas, mas a correta execução das tarefas que compõem seus processos.

Dessa forma, um departamento não dará andamento a um processo sem que as outras áreas envolvidas estejam cientes ou tenham dado seu aval. Para isso, um sistema BPM se faz necessário e o HEFLO garante comunicação eficiente e controle da continuidade do fluxo de informações.

Não busque o BPM só depois de sérios problemas de comunicação

Previna-se, antecipe-se aos fatos. É preciso controlar, monitora e agilizar os processos. E, para isso, as informações devem fluir e poder ser acessadas com facilidade. Utilizando o BPM é possível reduzir drasticamente as falhas no processo de comunicação das empresas, integrando suas áreas, possibilita-se a otimização de resultados por meio da melhoria contínua dos processos, controlando e monitorando-os por meio de indicadores.

Uma boa comunicação é o segredo para que as empresas cultivem um ambiente favorável a uma gestão alinhada com os objetivos estratégicos da organização e alcancem melhores resultados.

Veja também: Os 10 pecados do controle de tarefas por e-mails.

Não use e-mail para controlar o processo de comunicação nas empresas

As empresas precisam de sistemas muito mais avançados para que seus processos ocorram de forma eficiente. Existe a real necessidade de poder contar com funcionalidades que garantam um monitoramento automatizado, total clareza na atribuição de responsabilidades e principalmente alertas automáticos indicando qualquer inconformidade que possa vir a acontecer. E este tipo de eficiência operacional só se consegue com o uso de ferramentas BPM como o HEFLO, em que você pode construir fluxos e interagir de forma intuitiva com o sistema.

Veja também: Processos controlados por e-mail, nunca mais