As 7 atividades do Processo To Be e como executá-las

To Be: processos como vão ser. Essa poderia ser uma tradução livre da expressão, proveniente do idioma inglês.

Depois de analisar o processo As Is, como ele é, a fase do To Be tem o objetivo de criar ou desenhar projetos novos e melhores, mais eficientes e eficazes. Neste contexto, a simulação de cenários toma um papel bastante relevante, pois será como o auxílio dela que se poderá comparar o que está por vir no processo (o To Be, o futuro), com o que está ocorrendo agora no processo atual.

Mas, apesar de sua relevância, mais 6 outras atividades também devem ser cuidadosamente desenvolvidas durante o desenho de novos processos. Conheça a seguir cada uma dessas 7 atividades.

Principais Atividades do Processo To Be

Para desenharmos os novos processos de maneira adequada é preciso passar por 7 atividades principais. Abaixo, detalhamos cada uma delas.

1. Desenho do Processo To Be

Ao desenhar o novo processo (To Be) o foco é garantir que ele ofereça à empresa exatamente aquilo que ela espera conseguir com ele. E isso tem que ser adequadamente documentado, de forma escrita, e deve conter, entre outros, os seguintes pontos:

• Atividades detalhadas
• Regras de negócio
• Interações com clientes
• Produtos

Para se chegar a este resultado, se usam diversas metodologias, como estudos de cenários, brainstorming, modelagem em tempo real e até o bom e velho quadro negro. O importante é definir com precisão a maneira como os objetivos da organização serão alcançados.

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2. Definição das atividades do processo

O segredo nesta fase é ser o mais simples possível, idealizando atividades facilmente entendidas e explicáveis. Esta é uma boa maneira de verificar se a descrição das atividades está sendo eficiente e objetiva. Veja algumas dicas:

• As atividades devem ser encadeadas em ordem
• Defina as atividades sem se apegar aos agentes do processo
• Defina objetivamente o que será feito
• Tente criar paralelismo entre atividades

Em resumo, a definição das atividades do processo To Be deve contemplar uma visão simples e direta do que deve ser feito.

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3. Análise de lacunas e comparações

O processo To Be deve ser diferente e melhor que o processo atual. Para conseguir isso é preciso fazer uma comparação entre os resultados obtidos atualmente com os resultados que se deseja alcançar. Isso pode ser feito por meio de ferramentas de simulação. O objetivo destas análises comparativas é:

• Delinear o que deve ser mudado no processo To Be
• Tangibilizar os ganhos que se pretende obter com o novo processo
• Documentar os resultados esperados
• Gerar maior colaboração e apoio à maneira como o processo To Be passará a ser executado

4. Desenho e Análise da Infraestrutura de Tecnologia da Informação

Esta é uma fase crucial do desenho de novos processos e que muitas vezes não é levada com a seriedade necessária. Para conseguir definir uma correta estrutura de TI, leve em conta:

• O fluxo dos dados
• Aplicações
• Sistemas
• Interfaces entre sistemas
• Quem usará a informação
• Quando usará a informação
• Por meio de qual sistema

Se você puder entender tudo isso, ficará mais fácil definir a infraestrutura de TI de processos To Be sem comprometer seu desempenho nem usar recursos além do necessário.

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5. Simulação, Testes e Aceite do Modelo

A simulação do To Be, o processo como será no futuro, deve se valer de tecnologias atuais que ajudem a prever os resultados com segurança e confiança, além de agilidade. Por se tratar de uma simulação, esta é a hora dos testes para definir limites. Não tenha medo de imitar a realidade ao máximo, para poder prever qualquer falha e saná-la agora. Depois, será tarde, podendo gerar graves prejuízos à organização.

Por se tratar da certificação definitiva das etapas do processo, é fundamental calcular os riscos com todo cuidado.

No momento do aceite formal, deve-se contar sempre com o responsável pelo processo, que deverá dar a palavra final.

6. Criação do plano de implantação

Tudo que foi decidido e desenhado não se implementará sozinho. Desenhar o novo processo é apenas um passo rumo à sua execução. Agora a realidade começa a se manifestar, não se tratam mais de simulações e testes.

Um bom plano de implantação deve definir a gerência da mudança, quais os sistemas que serão afetados pelo processo redesenhado, determinar claramente as equipes envolvidas e traçar ponto a ponto as próximas atividades do projeto.

Agora, todo trabalho do processo To Be toma forma e deixa de ser uma previsão do futuro para se se tornar um resultado real e palpável. Uma implementação falha e desorganizada pode comprometer tudo que foi realizado até este momento.

Com certeza, uma boa ferramenta de BPM ajudará não só a desenhar o projeto, mas também a implementá-lo, principalmente se ele tiver funcionalidades que permitam criar fluxos de informação, quadros de controle e alertas, gerando mais transparência e permitindo a visualização instantânea dos indicadores de performance.