Definição e usos de Processos Lean – tudo o que você precisa saber

O que são processos Lean? Esse é um conceito que tem como objetivo, já que é a maneira mais efetiva de melhorar negócios, melhorar processos. A ideia central é maximizar o valor agregado ao cliente, ao mesmo tempo que se minimizam desperdícios. Processos Lean se trata basicamente de criar mais valor agregado com menos recursos e custos.

Uma organização com processos Lean é uma empresa que entende a importância de valor ao cliente, e que foca seus processos chave para intensificar isso. Com processos Lean eles são vistos como um todo, e são otimizados como tal. Não há sentido em otimizar atividades, tecnologias e ações de maneira separada, mas sim melhorar o fluxo de trabalho dos produtos e serviços através de fluxos de valor que fluem horizontalmente por toda a organização.

Veja como criar processos em sua empresa em 10 passos simples.

Técnicas de Processos Lean

O pensamento central de um processo Lean é eliminar desperdício e aumentar a rapidez do processo. Ao fazer isso, o tempo entre as atividades, eventos e ciclos é reduzido, e mais ciclos podem ser completados em um certo período de tempo. É uma equação simples. Existem 8 tipos de desperdício que processos Lean tentam eliminar:

1. Defeitos – Produtos ou serviços que estão fora das especificações e precisam de recursos para serem consertados. Se o cliente fez um pedido para um produto de 2 metros e 25 centímetros e a empresa o entrega um de 2 metros e 30 centímetros, material e esforços foram desperdiçados, um produto inútil foi produzido e o processo terá que ser executado todo de novo.
2. Espera – Esperar pelo passo anterior do processo ser concluído. Se você não consegue completar o processo porque está esperando por um fornecedor ou alguém terminar alguma atividade, não há muito o que fazer. Apesar disso, isso é um desperdício de tempo e dinheiro. É importante coordenar passos e balancear o cronograma de produção.
3. Talento não utilizado – Esse desperdício foi descoberto recentemente e é extremamente válido. É um desperdício de talento não utilizar a ideia daqueles que trabalham com o processo diariamente. As pessoas que utilizam o processo são as mais indicadas para saber como melhorá-lo. Escuta-las trará resultados positivos tanto para o processo quanto para os funcionários em si, já que se alguém tem uma ideia que não é ouvida, ele provavelmente não compartilhará a próxima. Dê poder ao seu time!
4. Transporte – Transportar itens ou informações que são necessárias para a execução do processo de um local para outro é uma perca de tempo. Por exemplo, armazenar comida congelada longe do restaurante onde ela será utilizada não é uma boa ideia, já que serão gastos tempo, gasolina, pessoal e dinheiro para o transporte todas as vezes.
5. Inventário – Excedentes ou informação que não estão sendo processados. Um processo pode gerar bons produtos, mas se o faz de maneira muito rápida o excesso terá que ser guardado. Armazenagem gasta espaço valioso e requer o uso de transportes para mover o produto. As vezes os excedentes ainda podem estragar ou se desatualizarem, causando mais desperdício.
6. Movimento – Pessoas, informações ou equipamentos se movimentando desnecessariamente devido à disposição de espaço, questões ergonômicas ou procura de itens mal colocados. Imagine uma cozinheira que está preparando um jantar para 30 pessoas. Ela certamente precisará de talheres, panelas e outros utensílios. Se tudo estiver organizado como o que ela necessitará primeiro e perto, ao invés de espalhado cada um em uma gaveta pela cozinha toda, o jantar ficará pronto mais cedo.
7. Processamento Extra – Executar qualquer atividade que não é necessária para a produção de um produto ou serviço funcional. As vezes o cliente não precisa de uma parte do produto/serviço e nós a executamos de toda forma. Por exemplo, em um café, os atendentes podem colocar tampas em todos os copos, que são retiradas pelo consumidor assim que ele recebe, para colocar açúcar ou beber de forma mais eficaz. E se não colocarmos as tampas em primeiro lugar?

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Processos Lean x Six Sigma

Tudo isso pode estar soando muito parecido com Six Sigma. Não é, apesar disso, o mesmo conceito. Elas são, na verdade, metodologias complementares. Processos Lean focam em diminuir o tempo entre atividades. O ponto principal é otimizar e tornar o ciclo cada vez mais rápido, assim aproveitando mais o tempo disponível. Produzir mais no mesmo período de tempo causa uma óbvia redução de custos.

Six Sigma foca no controle de qualidade. Também reduz desperdício, mas o objetivo é produzir produtos e serviços cada vez melhores. Com mais qualidade, temos clientes mais satisfeitos e fiéis. Entenda: metodologia Six Sigma.

Assim, processos Lean mais Six Sigma é a combinação ideal para empresas que querem crescer. Eles podem criar processos que precisam de menos esforços humanos, menos espaço, menos capital e menos tempo de produção, tudo isso com menos custos e muito menos defeitos, se comparado com sistemas de negócios tradicionais. Essas empresas também conseguem manter seus preços baixos, através de redução de custos.

Agora que você já entende processos Lean, leia sobre como reduzir custos através de BPM e combine as metodologias da melhor maneira para sua empresa!