O mercado de eventos está passando por um excelente momento com grandes oportunidades para comercialização de produtos e serviços, revela matéria publicada em recente edição da revista Exame PME. Segundo os dados divulgados, em 2012 foram movimentados 225 milhões de dólares em receitas de ingresso e patrocínio de shows (30% a mais que em 2007); cerca de 50.000 empresas participaram da realização de mais de 200 feiras de negócio (em 2006 foram 122 feiras e 31.000 empresas participantes); e o orçamento investido por grandes empresas na realização de eventos cresceu aproximadamente 75% nos últimos quatro anos.
Além do evidente crescimento do setor, a estimativa é de que ele continue a expandir nos próximos anos considerando que o país irá sediar a próxima Copa do Mundo em 2014 e os Jogos Olímpicos em 2016, dois grandes eventos do esporte que irão gerar inúmeras oportunidades de negócio para as empresas brasileiras. Nesse sentido, a Gestão por Processos e o uso de BPMS são uma importante ferramenta para garantir o aproveitamento dessas oportunidades, colaborando para a organização das atividades que precisam estar em conformidade para que a realização de cada evento alcance o objetivo esperado.
Organizar um evento implica em muitos desafios. O principal deles é fazer com que todas as atividades propostas nas etapas que o projeto envolve, sejam executadas e entregues dentro de seus prazos e com antecedência suficiente, respeitando sua data de realização. Entre as muitas atividades realizadas pelo organizador de eventos estão: locação de espaço, decoração, produção de peças publicitárias (brindes/press kits), divulgação para imprensa e mídias sociais, registro fotográfico e filmagem, etc..
Ao usar processos e o BPMS como aliados para a organização de eventos é possível, entre outras coisas:
- definir uma sequência de passos das etapas e tarefas previstas no projeto;
- delegar de forma clara as responsabilidades aos envolvidos no projeto (cliente/organizador);
- monitorar de forma transparente a execução das tarefas;
- controlar prazos para a entrega/execução de cada tarefa;
- que o demandante do evento (cliente) participe efetivamente da organização do mesmo, aprovando as tarefas a serem executadas.
Com o auxílio dessas ferramentas o organizador do evento consegue ter uma visão holística do projeto e acompanhar seu andamento de forma minuciosa para que não haja falhas e o evento seja realizado como esperado, sem preocupações. Outro benefício importante para o organizador com a utilização de processos e BPMS diz respeito ao ganho de escala, fazendo com que ele possa de forma eficiente ser responsável pela organização de mais de um evento de uma única vez.
