Tudo sobre Workflow – Conceitos, tipos, diferenças

Tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-os por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia. Este é o conceito básico de Workflow.

A tecnologia workflow foi desenvolvida para minimizar as problemáticas da coordenação do trabalho conjunto, tendo em vista que os principais problemas em relação aos processos de negócios são a pouca clareza na definição das atividades, a dificuldade em coordenar várias pessoas simultaneamente e a falta de visibilidade dos processos.

Um segundo conceito de workflow muito utilizado entre profissionais de tecnologia também é o da WfMC, (Workflow Management Coalition) que diz que, workflow é a automatização de um processo de negócio no sentido total ou parcial, durante a qual documentos ou atividades são passadas de um participante para outro, a fim de que sejam tomadas ações de acordo com um conjunto de regras e procedimentos.

O workflow define a ordem de execução e as condições pelas quais cada tarefa é iniciada. Uma tarefa pode ser executada por um ou mais sistemas de computador, por um ou mais agentes humanos, ou então por uma combinação destes.

De acordo com seu conceito, os objetivos do workflow são:

• Simplificar, agilizar e dar maior segurança às comunicações.
• Melhorar a criação cooperativa de produtos de trabalho (documentos, especificações, projetos e códigos).
• Realizar uma divisão mais eficaz do trabalho e uma contribuição mais oportuna ao seu processo.
• Alertar membros do grupo quanto à ocorrência de importantes eventos e mudanças.
• Melhorar o processo de tomada de decisão.

3 tipos de workflow – Conceito

• Ad hoc WorkFlow: no qual as regras de procedimentos podem ser modificadas ou criadas durante a operação do processo.
• Workflow de Produção (Production Workflow): no qual a maioria das regras de procedimentos está definida.
• Workflow Administrativo: é o meio-termo entre o workflow “Ad hoc” e o de “produção”. Envolve atividades fracamente estruturadas, repetitivas, previsíveis e com regras simples de coordenação de tarefa.

BPM e workflow são a mesma coisa?

É evidente que o workflow e o BPM têm muitas semelhanças afinal, ambos atingem essencialmente os mesmos objetivos: modelar, automatizar, monitorar e analisar o desempenho de processos, conectando pessoas e sistemas, mas isso não significa que BPM e Workflow são a mesma coisa.

O ponto chave na comparação entre Workflow e BPM não é o que estas tecnologias fazem, mas sim como fazem. Ou seja: os objetivos e as possibilidades das tecnologias são muito similares, mas a real diferença reside em como estes objetivos e possibilidades são alcançados.

De forma geral, a tecnologia de BPM tem uma abordagem e uma área de atuação muito mais abrangente do que o workflow, e permite um grau maior de flexibilidade e sofisticação nas soluções de gestão de processos, acelerando o desenvolvimento, reduzindo o esforço de manutenção e preservando o investimento a mais longo prazo.

Veja alguns dos benefícios que a tecnologia BPM trará para sua empresa:

• Transparência em todas as etapas do processo. Veja um case de sucesso: Alog Data Center;
• Maior controle administrativo. Veja um case de sucesso: Bodytech;
• Aumento de produtividade. Veja um case de sucesso: Bureau Veritas;
• Redução de custos. Veja um case de sucesso: Tour House – ITMSS;
• Automação de processos e geração de evidências. Veja um case de sucesso: Sebrae RJ.

Conheça também algumas das ferramentas de BPM e entenda o que é o Supravizio BPM, um software que permite modelar, executar e gerir processos de negócios, tornando a operação ágil e os objetivos gerenciais claros e monitoráveis.